Comment remplir un Rapport Financier

Tous les champions TerraFund doivent soumettre un rapport financier annuel dans le cadre de leur rapport de projet du 31 juillet.

Après avoir lu cet article, si vous avez des questions sur ce processus, n'hésitez pas à contacter notre équipe via WhatsApp ou à l'adresse [e-mail].

Téléchargez le modèle ici.

Tout sur le rapport financier

• Le rapport se présente sous un format standard que vous devez télécharger et utiliser.
• Les organisations à but non lucratif et les organisations à but lucratif utilisent le même format de rapport financier.
• La devise de votre rapport financier doit correspondre à la devise de votre accord.
• Si vous présentez votre rapport en USD, vous devez indiquer le taux de change que vous utilisez.
• Il doit couvrir toutes les dépenses effectuées à ce jour pour votre projet TerraFund - et uniquement pour votre projet TerraFund. Il doit être précis à 0,01 $ près.
• Il doit être signé par votre responsable financier et votre directeur exécutif

Nous ne vous demandons pas de présenter des reçus ou d'autres documents de transaction, mais vous devez collecter ces informations et les fournir si nous vous les demandons.
les entreprises : Vous devez également présenter des états financiers vérifiés en tant que « document supplémentaire » dans votre rapport de projet.

Vous devez remplir le rapport financier et cartographier vos dépenses en fonction des définitions des catégories figurant dans l'onglet « définitions » du modèle. Nous comprenons que chaque organisation suit ses dépenses d'une manière différente, mais nous devons analyser les données et avons donc besoin d'un format comparable pour chaque projet.

Pour obtenir des conseils sur la manière de remplir votre rapport financier, veuillez consulter la vidéo d'instruction ci-dessous :

Guide étape par étape pour remplir le rappot financier du TerraFund for AFR100 :

• Insérez le nom de votre organisation et les informations relatives au projet (lignes 6 à 10)

• Insérer la période de déclaration appropriée (ligne 15)

• Insérez le calcul du taux de change approprié (ligne 17)

  • Note: Veuillez suivre tous les taux de change utilisés de l'USD à la monnaie locale tout au long de la période de rapport. Pour le rapport financier, nous vous conseillons de reporter le taux de change moyen en tenant compte des taux documentés utilisés pendant cette période de mise en œuvre.

• Insérez le budget total approuvé (années 1-6/7 incluses) en USD dans la colonne 2. Il s'agit du total exact du budget de votre projet approuvé par votre chef de projet.

  • Nous attendons de vous que vous communiquiez à l'avance toute proposition d'ajustement à votre gestionnaire de projet.

• Inscrivez les dépenses annuelles pour les catégories suivantes sur la page de résumé dans la colonne Année 1.

Personnel/Salaires

Il s'agit des salaires et des avantages liés au personnel officiellement et légalement employé par l'organisation chargée de la mise en œuvre. Seuls les membres du personnel qui travaillent activement sur le projet doivent être pris en compte.

Engagement communautaire et renforcement des capacités

Cette ligne comprend tous les travaux visant à mobiliser les petits exploitants agricoles et les autres membres de la communauté qui contribueront au projet, ainsi que les frais de conférence ou de formation.

Suivi et rapports

Cette ligne comprend les coûts associés à la collecte des informations nécessaires à l'établissement des sites et à la soumission des rapports sur la plateforme TerraMatch, ainsi que les dépenses liées à la collecte des données, au suivi sur le terrain et au travail d'évaluation. Les dépenses liées à la production de fichiers de forme géospatiaux de haute qualité pour chaque site de restauration sont particulièrement importantes. Un budget modeste devrait être alloué à cette ligne pour chaque année du projet. Il convient de noter que les professionnels du suivi analyseront indépendamment les progrès réalisés sur chaque site ; cette ligne budgétaire ne doit pas inclure l'analyse des données.

Communication

Cette ligne comprend toutes les dépenses de communication et de marketing liées au projet, par exemple les documents imprimés et le développement du site web.

Transports locaux

Cette ligne comprend les coûts des déplacements locaux effectués dans la zone du projet, y compris les indemnités journalières pour le personnel et les chauffeurs, le carburant, le kilométrage, etc. Les déplacements à l'extérieur, y compris les vols et les conférences internationales, doivent être couverts par les frais généraux de l'organisation ou faire l'objet d'une demande de financement supplémentaire auprès du gestionnaire de projet désigné.

Frais administratifs et coûts indirects

Cette ligne comprend tous les coûts liés à la gestion de votre organisation. Il est prévu que ces dépenses soient partagées entre plusieurs projets, mais le coût rapporté ne doit inclure que la proportion pertinente des coûts pour ce projet TerraFund. Il est probable que de nombreux partenaires incluront différents types de coûts dans cette section, mais certains exemples pourraient être les locaux, les téléphones, l'internet, etc.

• Saisissez les dépenses individuelles pour les catégories suivantes dans l'onglet "YR1_Detailed Expense Report". Pour chaque catégorie, indiquez le poste, le coût unitaire et la quantité. Le "coût total" se calcule automatiquement et s'inscrit automatiquement dans l'onglet "Résumé". *Répétez cette étape chaque année en utilisant l'onglet "YRX_Detailed Expense Report" approprié dans le classeur*
  

Contractants externes

Il s'agit de tout travail susceptible d'être sous-traité à d'autres organisations ou à des contractants individuels et qui doit faire l'objet de contrats formels pour des biens ou des services rendus. Ce poste ne doit pas représenter une part importante du budget et doit être justifié.

Coût des semis

Cette ligne comprend les coûts liés à la culture de plants dans une pépinière ou à leur achat auprès d'un tiers. Elle doit inclure les paiements aux membres de la communauté qui s'occupent des semis mais ne sont pas employés officiellement. Pour les projets de régénération naturelle, ce coût doit être égal à 0.

Gestion de la pépinière

Cette ligne comprend tous les coûts de construction, de gestion et d'expansion des pépinières gérées par ce projet. Si le projet ne gère pas ses propres pépinières, ce coût doit être égal à 0. Il doit inclure les paiements aux membres de la communauté qui construisent ou gèrent les pépinières, mais qui ne sont pas employés officiellement.

Préparation du site

Cette ligne comprend tous les coûts de démarrage liés au travail sur les sites de restauration du projet, y compris le débroussaillage, l'installation de clôtures, la construction d'infrastructures et la préparation du terrain pour la plantation. Cette ligne doit inclure les paiements aux membres de la communauté qui travaillent à la préparation, mais qui ne sont pas officiellement employés par l'organisation. Cela peut inclure l'achat de terres, mais les projets qui n'ont pas encore accès à des terres ont moins de chances d'être sélectionnés pour un financement.

Plantation d'arbres

Cette ligne comprend tous les coûts associés à la plantation d'arbres sur les sites préparés. Pour les projets de régénération naturelle, ce coût doit être égal à 0. Il doit inclure les paiements aux membres de la communauté qui travaillent à la plantation mais qui ne sont pas officiellement employés par l'organisation.

Entretien des arbres et du site 

Cette ligne comprend tous les travaux effectués sur le site après les travaux de restauration initiaux pour s'assurer que les arbres grandissent en pleine santé, conformément à la proposition. Cette ligne doit inclure les paiements aux membres de la communauté qui travaillent à l'entretien mais qui ne sont pas officiellement employés par l'organisation. Un budget modeste doit être prévu pour cette ligne pour chaque année du projet.

Intrants matériels

Cette ligne comprend les dépenses pour le matériel qui améliore les moyens de subsistance des communautés mais qui n'est pas lié à la gestion des pépinières, à la préparation du site ou à la gestion des arbres, par exemple les machines de traitement, les ruches et les pompes à eau. Cette ligne ne devrait représenter qu'une part modeste du budget.

Autres coûts du projet

Les autres coûts doivent rester inférieurs à 5 % du coût total du projet et être directement liés à la mise en œuvre, mais ils ne doivent pas être inclus dans l'une des catégories ci-dessus. Ils doivent être clairement définis dans la proposition de projet.