Perguntas Frequentes sobre Prestação de Contas - Fundo Flora

1. Posso apresentar recibo no lugar de nota fiscal?

Sim, quando aplicável. O ideal é sempre apresentar nota fiscal, mas recibos podem ser aceitos em algumas situações, especialmente quando o fornecedor é pessoa física.

O recibo deve conter:

• nome completo;
• CPF/CNPJ;
• data;
• descrição do serviço ou produto;
• valor pago.

Além disso, deve estar acompanhado do comprovante bancário do pagamento.

2. Quais documentos precisam acompanhar cada despesa?

Cada despesa deve incluir:

• documento fiscal (nota fiscal, recibo, invoice, cupom etc.);
• comprovante de pagamento;
• contratos, aprovações ou documentos complementares, quando aplicável.

3. Quais comprovantes bancários são aceitos?

São aceitos:

• PIX;
• TED;
• DOC;
• comprovantes de transferência;
• extratos bancários;
• comprovantes emitidos pelo banco.

Os documentos devem apresentar claramente:

• valor;
• data;
• destinatário;
• identificação da operação.

4. Posso lançar uma despesa antes do recebimento da parcela do projeto?

Em regra, não. As despesas devem respeitar o período de vigência e a disponibilidade do recurso.

Caso exista autorização prévia ou previsão contratual, a despesa poderá ser analisada excepcionalmente.

5. O que acontece se eu enviar a prestação de contas atrasada?

O atraso pode gerar pendências na análise e impactar novos repasses do projeto.

Se perceber que não conseguirá cumprir o prazo, solicite prorrogação com antecedência mínima de duas semanas.

6. Como faço para pedir mais prazo para entrega?

Envie um e-mail ao ponto focal e ao supervisor responsável explicando:

• motivo da solicitação;
• nova data sugerida para envio.

7. Como preencher despesas divididas entre dois financiadores?

Lance apenas o valor pago pelo projeto e informe no campo “Financiador” qual foi o outro apoiador envolvido.

Também é importante explicar o rateio no campo “Observação adicional”.

8. O que fazer quando a nota fiscal possui valor maior do que o valor pago pelo projeto?

Informe na planilha apenas o valor efetivamente pago com recursos do projeto.

Utilize o campo de observação para explicar que a despesa foi parcialmente financiada.

9. Como registrar uma despesa parcialmente paga pelo projeto?

No campo “Valor do pagamento”, registre apenas a parte correspondente ao projeto, mesmo que a nota fiscal apresente valor total maior.

10. O que escrever no campo “Observação adicional”?

Esse campo serve para explicar situações especiais, como:

• rateios;
• diferenças de valores;
• alterações de orçamento;
• pagamentos parciais;
• justificativas operacionais;
• despesas excepcionais.

11. Como justificar diferenças entre o valor orçado e o executado?

Explique de forma objetiva o motivo da diferença, por exemplo:

• aumento de preços;
• mudança operacional;
• economia obtida;
• necessidade emergencial;
• alteração de escopo.

12. Posso alterar categorias do orçamento depois do início do projeto?

Não sem alinhamento prévio.

Alterações orçamentárias normalmente precisam de aprovação da equipe gestora ou do financiador.

13. Posso incluir despesas administrativas não previstas inicialmente?

Somente se forem compatíveis com o objetivo do projeto e previamente autorizadas.

O ideal é solicitar aprovação antes do lançamento.

14. Como saber qual rubrica orçamentária utilizar?

A despesa deve ser vinculada à categoria mais próxima do gasto realizado, conforme a aba “Orçamento”.

Exemplos:

• salários → despesas de equipe;
• passagem → viagens;
• material → compras.

15. O que fazer quando o fornecedor não possui CNPJ?

O recibo deve conter:

• CPF;
• nome completo;
• descrição do serviço;
• assinatura do prestador.

O comprovante bancário correspondente também deve ser anexado.

16. Posso usar descrições genéricas como “serviços prestados”?

Evite.

Quanto mais clara a descrição, melhor. Prefira exemplos como:

• “Consultoria para formação de lideranças”;
• “Compra de materiais pedagógicos”;
• “Transporte para atividade de campo”.

17. Como saber se uma despesa será aceita ou recusada?

A análise verifica:

• documentação completa;
• coerência com o projeto;
• compatibilidade com orçamento;
• validade fiscal;
• comprovação do pagamento;
• clareza da despesa.

18. O que faz uma despesa ser recusada?

Os principais motivos são:

• ausência de comprovantes;
• gasto fora do período do projeto;
• despesa sem relação com o projeto;
• divergência de valores;
• documento irregular;
• descrição insuficiente.

19. Onde vejo o motivo da recusa de uma despesa?

A equipe de análise registrará a justificativa no campo “Devolutivas e Observações”.

20. Posso corrigir uma prestação de contas já enviada?

Sim.

Caso identifique um erro, comunique a equipe responsável o quanto antes e envie os documentos ou planilha corrigidos.

21. O saldo remanescente pode ser utilizado no período seguinte?

Depende das regras do contrato.

Em alguns casos, o saldo pode ser reprogramado; em outros, deve ser devolvido ao financiador.

22. Como saber se os cálculos da planilha estão corretos?

As células cinzas possuem fórmulas automáticas e não devem ser alteradas.

Antes do envio, revise:

• somatórios;
• rateios;
• percentuais;
• saldos finais.

23. Posso apagar ou alterar células com fórmula?

Não é recomendado.

Isso pode gerar erros na prestação de contas e comprometer a análise financeira.

24. Quem deve preencher as células azuis da planilha?

As células azuis são destinadas ao preenchimento pelo beneficiário ou implementador do projeto.

25. Para que serve a aba “Resumo”?

Ela apresenta uma visão geral do projeto, incluindo:

• valores recebidos;
• saldo;
• valor declarado;
• histórico das prestações;
• percentual executado.

26. Para que serve a aba “Cofinanciamento”?

Ela demonstra outros parceiros ou financiadores que também apoiaram o projeto.

27. Preciso preencher a aba de Cofinanciamento mesmo sem outros apoiadores?

Se não houver cofinanciadores, normalmente a aba pode permanecer vazia ou ser sinalizada como “Não aplicável”.

28. Por que a rastreabilidade financeira é importante?

Porque a análise precisa conseguir acompanhar o caminho do recurso:

recebimento → pagamento → documento fiscal → saldo final.

29. Posso lançar despesas em dinheiro vivo?

Evite sempre que possível.

Pagamentos bancários são mais seguros e facilitam a comprovação financeira.

30. Como evitar pendências na análise da prestação de contas?

Boas práticas incluem:

• organizar documentos desde o início;
• nomear arquivos corretamente;
• manter comprovantes vinculados às despesas;
• revisar valores antes do envio;
• justificar exceções;
• evitar descrições genéricas.

31. O que significa “compatibilidade com o objeto do projeto”?

Significa que o gasto precisa ter relação direta com as atividades e objetivos do projeto financiado.

32. Uma despesa cara pode ser recusada?

Sim.

Isso pode ocorrer quando o valor parecer incompatível com o mercado ou excessivo para a atividade realizada.

33. O que é conciliação de saldos?

É a conferência entre:

• extrato bancário;
• planilha financeira;
• despesas executadas;
• saldo restante do projeto.

34. Como organizar os documentos para facilitar a análise?

Recomenda-se:

• separar documentos por prestação de contas;
• numerar os comprovantes;
• manter a mesma ordem da planilha;
• salvar arquivos com nomes claros;
• agrupar comprovante e nota fiscal da mesma despesa.