Ce document a été élaboré afin de fournir des directives claires pour les engagements entre les Partenaires de TerraFund (PT) et les Champions de la Restauration (CR). Il présente les étapes ou processus pertinents à suivre pour parvenir à des engagements efficaces et constructifs entre les partenaires de TerraFund et les champions de la restauration.
Parties/Individus impliqués dans les engagements du partenaire de TerraFund et Champions de la restauration
- Équipe TerraFund : l'ensemble de l'équipe TerraFund for AFR100, englobant les sous-équipes notamment de produits, de gestion de projet, de communication, d'opérations et de soutien, & de suivi et de vérification.
- Équipe de gestion de projet TerraFund : les chefs de projet et les spécialistes de portefeuille présents dans les paysages et les pays qui ont un contact direct avec les projets TerraFund for AFR100 en cours sur le terrain.
- Liaison TerraFund/Partenaire : un membre de l'équipe TerraFund qui gère la relation entre le partenaire TerraFund et l'équipe TerraFund.
- Partenaire(s) de TerraFund : tout partenaire/consultant impliqué dans le renforcement des capacités, la recherche, la vérification et toute forme de collecte de données.
- TerraFund Leadership : les personnes de Realize Impact, Barka, One Tree Planted et World Resources Institute qui supervisent l'avancement général du programme TerraFund for AFR100 et sont en relation directe avec les donateurs du programme.
- Champion(s) de la restauration : ceux qui ont reçu des subventions et des prêts dans le cadre du programme TerraFund for AFR100 pour mettre en œuvre leurs projets de restauration sur le terrain.
Processus d'établissement d'un nouveau partenariat
1. Lorsqu'un nouveau partenariat est établi, tous les partenaires se verront attribuer un agent de liaison qui sera chargé de faciliter la communication entre le partenaire et l'équipe du CR et/ou de TerraFund.
- Lors de l'établissement d'un nouveau partenariat entre les CR et les PT, un appel d'introduction sera organisé entre les PT, les Spécialistes de Portefeuille (SP), les Gestionnaires de Projet (GP) et les Champions de la Restauration (CR) afin de donner un signal positif pour les communications directes ultérieures entre les PT et les CR.
- Selon le jugement de l'agent de liaison du partenaire, il peut s'agir d'un appel de groupe qui inclut tous les CR et leurs équipes de gestion de projet dans le pays ou d'un appel par CR avec leur équipe de gestion de projet dans le pays.
2. Au cours de cet appel initial entre le PT et le CR, le PT présentera le plan d'engagement proposé et les attentes pour le programme qu'il gère et les CR auront le temps de poser toutes les questions qu'ils pourraient avoir.
- Au cours de cette première réunion, le TP définira clairement les attentes pour ce programme. Le plan aura déjà été examiné et approuvé par l'équipe de liaison avec les partenaires et l'équipe de gestion du projet.
- L'équipe de gestion du projet sera également disponible pour répondre à toutes les questions que les CR pourraient avoir tout au long du programme. Si l'équipe de gestion du projet n'est pas en mesure de répondre à certaines questions, elle s'adressera d'abord à l'agent de liaison avec le partenaire.
- Des aperçus du programme, y compris le plan, les attentes, les informations nécessaires aux CR, le calendrier et les résultats escomptés du programme, seront communiqués aux CR à la suite de cet appel initial afin qu'ils puissent s'y référer en cas de questions.
- Si l'agent de liaison du partenaire le juge nécessaire, il peut créer une FAQ vivante qui pourra être mise à jour au fur et à mesure que des questions se posent. Cette FAQ sera communiquée aux CR.
3. Si le plan de ce programme prévoit des composantes en personne ou des visites de sites, les détails et les attentes concernant cette participation seront communiqués lors de la réunion initiale avec le CR. Les CR seront prévenus au moins un mois à l'avance pour se préparer à ces activités en personne.
- Dès que les dates de cette participation seront fixées ou que la liste des participants sera arrêtée, elles seront communiquées aux CR.
- Les PT fourniront un calendrier pour cette participation afin d'aider les CR à se préparer efficacement.
- Avis : Toute composante en personne ne sera pas autorisée si le CR et l'équipe de gestion du projet ne disposent pas d'un préavis d'au moins un mois pour se préparer.
- Le CR doit partager toutes les informations pertinentes requises par le PT pour soutenir la planification du PT. Cela comprend également toute information supplémentaire qui sera utile à la PTF lors de ses visites sur place.
- En cas de modification du plan ou de la nature de la participation, les CR seront mis à jour avec un préavis minimum de deux semaines.
Orientations générales et attentes à l'égard des partenaires de TerraFund
1. Aucun CR n'est obligé de participer à un programme avec nos PT car ces programmes ou engagements sont entrepris sur une base volontaire.
- Pour ces programmes, les CR seront invités à participer, mais ne devront le faire que s'ils se sentent à l'aise avec les exigences ou s'ils en ont la capacité. Ils ont le droit de dire « non » à l'invitation.
2. Si le CR a déjà accepté une invitation au programme, mais qu'il ne souhaite plus y participer, la procédure sera différente
- Le CR doit communiquer avec son équipe de gestionnaire de projet (PM et PS) dès qu'il a un problème. L'équipe de gestion du projet se coordonnera avec l'agent de liaison du partenaire pour déterminer s'il est possible de poursuivre et/ou d'ajuster le plan pour que le CR se sente à l'aise.
- Si une composante en personne ou une participation planifiée est déjà prévue, le CR devra exprimer ses préoccupations à son équipe de gestion de projet dès que possible, avec un préavis d'au moins deux semaines avant l'événement prévu. En cas de circonstances imprévues, le CR communiquera avec l'équipe de gestion du projet et, en collaboration avec la personne chargée de la liaison avec les partenaires, décidera de la meilleure façon de procéder et d'accommoder toutes les parties concernées.
3. Lors d'un engagement en personne ou d'une visite sur place, le CR a le droit de ne pas répondre à une question dont il n'est pas sûr de la réponse ou avec laquelle il n'est pas à l'aise. Si le CR souhaite répondre à une date plus tard (avec l'accord des deux parties), il peut le faire en communiquant avec l'équipe de gestion du projet.
4. Tous les CR sont encouragés à remplir un formulaire de retour d'information (en annexe 1 : Formulaire de retour d'information pour les champions de la restauration) dans la semaine qui suit la fin de leur engagement avec le PT.
5. En cas de conflits ou de préoccupations qui obligent les CR à déposer une plainte, ils sont encouragés à suivre les conseils ci-dessous (dans la section 1 de l'annexe 2 : Déposer une plainte) pour déposer une plainte.
- Dans la mesure du possible, traitez les litiges avec soin, respect et considération. Si possible, traitez le litige entre les parties concernées.
- En cas de problème ou de préoccupation, informez l'équipe de gestion du projet (PM et PS).
Annexe 1 : Formulaire de retour d'information pour les champions de la restauration
Annexe 2 : Déposer une plainte et résoudre les problèmes d'engagement
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