Comment soumettre un rapport sur TerraMatch?

Tous les projets sur TerraMatch doivent soumettre des rapports pour partager leur progression. Ci-dessous, nous expliquons comment accéder et remplir vos rapports. Après avoir examiné cet article, si vous avez des questions sur ce processus, veuillez contacter notre équipe via WhatsApp ou à l'adresse [e-mail].

1. Connectez-vous sur TerraMatch.org

2. Examinez les mises à jour liées aux rapports sur la page d'accueil

• Vous pourrez voir et accéder à tous les rapports dus (ils auront un statut "Dus" mis en évidence en jaune).
• Vous pourrez examiner tous les rapports pour lesquels vos gestionnaires de projet ont demandé plus d'informations. Ils auront un statut "Plus d'informations demandées" mis en évidence en jaune.
• Vous pourrez examiner tous les rapports soumis en attente de rétroaction de votre gestionnaire de projet. Ils auront un statut "En attente d'examen" mis en évidence en bleu.
• Vous verrez tous les rapports approuvés, avec un statut "Apprové", mis en évidence en vert.

3. Cliquez sur le rapport que vous souhaitez soumettre

Vous accéderez à la page des tâches de rapport avec votre rapport de projet obligatoire et une liste des "Rapports supplémentaires" pour les sites et/ou pépinières que vous avez établis sur TerraMatch dans le cadre de votre projet.

Si vous devez remplir un rapport de projet, commencez par appuyer sur "Rédiger un rapport".

Page des tâches de rapport

Pour chaque site et pépinière, assurez-vous de remplir un rapport ou de sélectionner "Rien à Rapporter".

• Vous êtes tenu de faire un rapport sur tous les sites ou pépinières où des travaux de projet ou des perturbations majeures ont eu lieu lors de la dernière période de déclaration. S'il n'y a rien à signaler pour un site ou une pépinière donné, vous pouvez sélectionner "Aucun rapport à signaler".
• Votre gestionnaire de projet se réserve le droit de vous demander de remplir un rapport sur un site ou une pépinière.

Si vous devez quitter un formulaire de rapport, le système enregistrera votre progression. Vous pouvez accéder à votre brouillon et le soumettre ultérieurement en suivant les mêmes étapes et en appuyant sur "Continuer le rapport". Ci-dessous, vous pouvez consulter les différents statuts associés aux rapports.

Statut des Rapports

4. Remplissez vos rapports

Au début de chaque formulaire de rapport, vous pouvez accéder à une liste de vérification résumant toutes les informations dont vous aurez besoin pour remplir ce rapport. Nous vous recommandons de consulter la liste de vérification et de préparer vos documents à l'avance, afin de pouvoir remplir et soumettre chaque rapport en une seule session.

Cependant, si vous devez quitter le formulaire de rapport, TerraMatch enregistrera votre progression, et vous pourrez accéder à votre brouillon pour le compléter et le soumettre ultérieurement.

Les rapports doivent être complets et décrire en détail toutes les activités qui ont eu lieu au cours de la période de rapport. Si vous souhaitez des conseils sur le contenu à inclure dans vos rapports, consultez votre gestionnaire de projet.

5. Soumettez vos rapports

Une fois que vous avez terminé un rapport et examiné attentivement les informations, appuyez sur "Soumettre" à la fin. Une fois qu'un rapport est soumis, vous verrez un message de confirmation, et le statut sur la page du rapport passera de "Brouillon" à "En attente d'approbation" jusqu'à ce que votre gestionnaire de projet demande plus d'informations ou approuve le rapport.

Votre rapport sera fermé à la modification dès sa soumission. Si vous devez le modifier avant que votre gestionnaire de projet ne le passe en revue, veuillez contacter votre gestionnaire de projet et envoyer une copie à [e-mail], et nous pourrons travailler avec vous pour rouvrir le rapport, au besoin.